Finance — rencana biaya dan uang yang sudah dibayar

Pilih trip, lalu isi rencana nominal per kategori. Misalnya pemasukan pelanggan Rp15 juta, hotel Rp4 juta, bus Rp3 juta, dan konsumsi Rp2 juta. Simpan kategori yang sudah diisi. Ini membantu tim tahu dana yang perlu disiapkan sebelum berangkat.

Budget adalah rencana. Actual adalah jumlah transaksi yang sudah masuk catatan kas dan belum di-void. Selisihnya membantu melihat apakah biaya melampaui rencana atau pemasukan belum sesuai target. Budget membandingkan seluruh umur trip, bukan hanya transaksi pada bulan yang sedang dibuka.

Kalau rencana berubah, perbarui budget sesuai kesepakatan tim. Pengeluaran tetap dicatat sesuai jumlah yang dibayar, walaupun lebih besar dari budget. Memesan hotel belum berarti uang keluar; catat pembayaran saat uangnya benar-benar dibayarkan.

Klik Record transaction. Isi judul, tanggal, arah uang, kategori, nominal Rupiah, trip, dan keterangan. Pilih Income / Receipts untuk uang masuk dan Expense / Payments untuk uang keluar. Nominal diisi positif; pilihan arah uang yang menentukan masuk atau keluar.

Pilih trip yang benar agar pembayaran masuk ke laporan perjalanan itu. Untuk biaya kantor yang tidak terkait trip tertentu, pilih General. Contohnya tagihan internet kantor. Catat DP dan pelunasan sebagai dua transaksi sesuai tanggal masing-masing.

Di daftar, Posted berarti transaksi masih dihitung. Void berarti transaksi sudah dibatalkan. Klik baris transaksi untuk melihat detail dan riwayatnya. Jangan input lagi transaksi yang sudah dicatat dari tab Finance di detail trip.

Pilih rentang tanggal, arah uang, kategori, trip, status, atau pencarian untuk mempersempit daftar. Gunakan All time kalau ingin melihat seluruh tanggal. Kalau pembayaran terasa hilang, periksa filter sebelum membuat catatan baru.

Money in menunjukkan uang masuk, Money out menunjukkan uang keluar, dan Hasil kas adalah selisih keduanya untuk data yang dipilih. Contoh: DP Rp5 juta masuk, biaya Rp2 juta keluar, berarti hasil kas Rp3 juta. Angka Rp3 juta itu belum tentu laba, karena bisa ada biaya atau pembayaran pelanggan yang belum masuk.

Bagian ini muncul kalau ada pengajuan dari Share Trip dan kamu punya akses edit Finance. Klik Review, lalu cek nama trip, tanggal, kategori, nominal, dan keterangannya. Cocokkan dengan laporan pembayaran yang diterima tim.

Setujui kalau datanya benar; pengajuan akan menjadi transaksi kas. Kalau tidak sesuai, tolak dengan alasan yang jelas agar agen tahu apa yang perlu diperbaiki. Pengajuan yang masih pending belum masuk hitungan kas.

Kalau transaksi Posted salah, buka detailnya lalu pilih Ajukan koreksi. Isi perbaikan dan alasannya. Angka lama tetap dihitung sampai admin menyetujui. Admin bisa memeriksa usulan lalu menyetujui atau menolaknya.

Gunakan riwayat transaksi untuk melihat apa yang berubah. Kalau transaksi duplikat atau memang harus dibatalkan, admin bisa memilih Void dan menuliskan alasan. Riwayatnya tetap ada, tetapi nilainya tidak lagi dihitung sebagai transaksi aktif.

Tab ini merangkum uang masuk, uang keluar, dan hasil kas per perjalanan. Pakai untuk melihat trip mana yang sudah menerima pembayaran dan mana yang pengeluarannya masih lebih besar.

Baca bersama filter periode di atas. Misalnya, kas trip bisa terlihat minus bulan ini karena hotel dibayar sekarang, sementara DP diterima bulan lalu. Coba All time untuk memahami keseluruhan pembayarannya.

Pilih perbandingan bulanan atau kuartalan, lalu tentukan periodenya. Bagian ini membandingkan uang masuk, uang keluar, dan hasil kas dengan periode sebelumnya, lewat angka, tabel, dan grafik.

Gunakan untuk bahan evaluasi, misalnya kenapa pengeluaran naik bulan ini. Kalau persentasenya N/A, angka pembandingnya tidak cocok dipakai untuk menghitung persentase, misalnya nol. Lihat perubahan nominalnya untuk memahami selisihnya.

Gunakan Export CSV untuk mengunduh data transaksi sesuai filter. File bisa dibuka di spreadsheet untuk pengecekan atau laporan tambahan. Kalau hasilnya tidak sesuai harapan, cek kembali periode, trip, dan status yang dipilih sebelum mengunduh.