Trips — siapkan dan jalankan perjalanannya

Trip dimulai dari Planned, lalu Confirmed saat sudah pasti, dan In Progress ketika mulai berjalan. Pakai board untuk melihat mana yang masih perlu persiapan. Cari nama pelanggan atau perjalanan, atau filter berdasarkan PIC.

Trip yang sudah Confirmed otomatis masuk In Progress pada H-2 sesuai tanggal yang dipakai workspace. Karena itu, tetap cek tanggal keberangkatan dan status booking agar daftar persiapan tidak keliru.

Pilih Calendar untuk melihat trip di kalender bulanan. Gunakan pilihan bulan atau panah kiri dan kanan untuk berpindah bulan. Klik trip yang ingin dibuka.

Ini berguna saat mengecek perjalanan yang berdekatan atau berlangsung bersamaan. Misalnya, sebelum menugaskan PIC untuk study tour Bandung, lihat dulu trip lain di tanggal yang sama.

Di sini ada tanggal, jumlah tamu, PIC, anggota yang ditugaskan, dan Quoted total, yaitu harga yang ditawarkan ke pelanggan. Quoted total membantu tim membaca kesepakatan harga; angka itu tidak otomatis membuat transaksi.

Bagian Tasks dipakai untuk pekerjaan seperti booking hotel, konfirmasi bus, dan daftar peserta. Pilih anggota tim untuk pekerjaan internal. Pilih assignee Public untuk tugas yang perlu dilihat lewat Share Trip, misalnya ‘Pastikan semua peserta sudah naik bus’.

Tulis informasi yang tidak cukup masuk ke itinerary: aturan bagasi, pembagian kamar, menu khusus, kesepakatan vendor, atau langkah kalau peserta terlambat. Pisahkan dengan judul yang mudah ditemukan.

Klik edit saat ingin mengubah catatan, lalu simpan. Note template bisa dipakai untuk checklist yang berulang. Append menambahkan salinan baru; Replace mengganti seluruh notes, jadi periksa pilihanmu sebelum menerapkan template.

Periksa rencana yang dibawa dari Sales, lalu lengkapi tiap hari dengan urutan aktivitas, jam temu, lokasi, dan keterangan yang diperlukan guide. Contohnya: ‘07.00 kumpul di sekolah, bus masuk lewat gerbang timur’.

Gunakan mode edit untuk menambah atau mengubah hari dan aktivitas, serta mengatur urutannya. Simpan setelah selesai. Kalau memakai template, sesuaikan lagi dengan tanggal dan kebutuhan pelanggan.

Simpan nomor pihak yang akan dibutuhkan selama perjalanan. Peran dan catatan membantu agen tahu siapa yang perlu ditelepon, misalnya ‘Resepsionis hotel, hubungi untuk early check-in’.

Pilih kontak yang sudah tersimpan kalau orangnya sama. Cek kembali seluruh isi Contacts sebelum membukanya lewat Share Trip, karena penerima link bisa membaca isi tab itu, termasuk catatannya.

Tab ini muncul kalau akunmu punya akses Finance. Kamu bisa melihat kas khusus trip ini, mencatat transaksi lewat Record transaction, memeriksa pengajuan agen, dan membaca koreksi yang masih menunggu keputusan.

Filter tanggal dan status membantu mencari pembayaran tertentu. All time menampilkan seluruh rentang tanggal. Bagian Budget di bawahnya dipakai untuk rencana pemasukan dan biaya per kategori, sekaligus melihat actual yang sudah tercatat. Jadi, persiapan itinerary dan budget bisa dicek dari trip yang sama.

Transaksi di sini juga muncul di modul Finance. Itu catatan yang sama, jadi jangan diinput dua kali. Penjelasan tiap bagian Finance ada di panduan Finance di bawah.

Buka tab Share Trip atau tombol Share di bagian atas. Pilih tab apa saja yang boleh dibuka penerima, tentukan apakah hanya boleh membaca atau juga mengedit, lalu buat link dengan masa berlaku yang sesuai.

Sebelum dikirim, cek itinerary, nomor vendor, tugas Public, dan izin pengajuan biaya. Cara membuat link dan cara agen memakainya dijelaskan di bagian Share Trip berikutnya.

Gunakan Archive untuk menutup atau menyimpan trip. Pilih Completed kalau perjalanan selesai, Cancelled kalau batal, atau Archive manual sesuai kebutuhan. Lengkapi alasan bila diminta.

Periksa tugas, biaya vendor, pelunasan, dan pengajuan yang masih pending sebelum menutup administrasinya. Arsip tidak menghapus riwayat kas. Gunakan daftar Archive untuk membuka trip lama; Restore tersedia jika trip perlu dilanjutkan kembali.