Untuk operasional yang membagikan link dan agen yang menerimanya
Share Trip — pegangan agen di lapangan
Guide atau agen tidak harus punya akun anggota. Mereka bisa membuka trip dari link yang dibuat tim kantor. Isi dan tombol yang terlihat mengikuti izin pada link itu.
Mulai dari sini
- Tim kantor membuka Trips → pilih trip → Share Trip. Atur izin per tab, isi masa berlaku, lalu klik Buat link.
- Salin link yang baru dibuat dan kirim ke agen. Minta agen mengecek jadwal, kontak, dan tugasnya sebelum berangkat.
- Selama trip, agen memperbarui pekerjaan atau mengajukan biaya lewat tab yang dibuka. Tim kantor memeriksa pengajuannya di Finance.
- Cabut link saat tugas agen selesai, petugas berganti, atau link tidak lagi perlu dipakai.
Kenali tab & bagiannya
Klik bagian yang ingin kamu pelajari.
Hidden, Viewer, Editor & masa berlaku
Hidden berarti tab disembunyikan. Viewer berarti penerima bisa membaca. Editor berarti penerima bisa melakukan perubahan yang diizinkan pada tab tersebut. Atur satu per satu; misalnya Itinerary sebagai Viewer dan Tasks sebagai Editor.
Jika ingin menerima laporan biaya, buka Finance sebagai Editor. Pengaturan Finance juga membutuhkan akses edit Finance dari pembuat link. Isi Expiry sesuai kebutuhan, antara 1 sampai 30 hari. Siapa pun yang memegang link bisa memakainya selama link masih berlaku, jadi bagikan hanya kepada orang yang dituju.
Overview, Notes, Itinerary & Contacts
Overview memberi gambaran perjalanan. Notes berisi arahan dan catatan tim. Itinerary berisi jadwal harian. Contacts berisi orang yang perlu dihubungi. Tab yang Hidden tidak akan muncul.
Dengan Viewer, agen cukup membaca informasi. Dengan Editor, agen bisa mengubah bagian yang memang dibuka untuk diedit. Share Trip memakai data trip terbaru, jadi perubahan yang tersimpan bisa dibaca juga oleh tim kantor.
Tasks — pekerjaan yang dibagikan ke lapangan
Yang tampil lewat link adalah task dengan assignee Public. Tugas yang diberikan ke anggota internal tetap dikerjakan dari akun anggota, bukan lewat daftar task publik.
Kalau Tasks diberi Editor, agen bisa memperbarui tugas yang diizinkan, misalnya mengubah ‘Cek jumlah peserta’ dari Assigned ke Doing lalu Done. Kalau hanya Viewer, agen bisa membaca tapi tidak mengubah status.
Finance — ajukan pemasukan atau pengeluaran
Dengan akses Editor, isi judul transaksi, tanggal, uang masuk atau keluar, kategori, nominal, dan keterangan. Contoh: ‘Parkir bus Day 1, Rp50.000, dibayar di lokasi wisata’. Klik Ajukan untuk approval.
Pending berarti belum diperiksa, Approved berarti sudah disetujui, dan Rejected berarti ditolak. Pengajuan baru masuk kas setelah disetujui tim yang punya akses edit Finance. Tab ini hanya memperlihatkan pengajuan dari link tersebut, bukan seluruh catatan keuangan perusahaan.
Daftar link & pencabutan akses
Tim kantor bisa mengecek link yang sudah dibuat beserta izin dan masa berlakunya. Cabut link yang sudah tidak dipakai. Kalau petugas berganti, buat link baru agar izin untuk petugas lama bisa dihentikan.
Bila link kedaluwarsa atau dicabut, agen perlu meminta link baru ke PIC. Link Share Trip juga tidak menjadikan agen sebagai anggota workspace dan tidak memberi akses ke help yang diatur Secret.
Kalau ketemu situasi seperti ini
Pengajuan saya ditolak. Harus bagaimana?
Baca alasannya dan hubungi pemeriksa kalau belum jelas. Sepakati perbaikannya dulu. Jangan kirim pengajuan yang sama berulang kali karena bisa membingungkan pengecekan.
Tidak bisa edit atau tabnya tidak ada
Minta PIC memeriksa izin pada link. Bisa jadi tab memang disembunyikan atau hanya diberi Viewer. Jika trip sudah ditutup, perubahan juga bisa dibatasi.
Sinyal hilang saat menyimpan
Cek koneksi dan buka lagi saat tersambung. Pastikan ada pesan berhasil sebelum menganggap perubahan tersimpan. Untuk hal mendesak, hubungi PIC lewat saluran lain.